Download PDF

Algemene Voorwaarden - Opdrachtgevers & Locatiehouders

ARTIKEL 1: Toepasselijkheid en definities

1. Grace Locations: de Opdrachtnemer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69934002.
Grace Locations bemiddelt tussen opdrachtgevers en locatiehouders over de beschikbaarheid voor de doeleinden van en de vergoeding voor het gebruik van een locatie voor elke vorm van publieke vertoning.

Opdrachtgever: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die door bemiddeling van Grace Locations een locatie wenst te boeken voor film en/of fotografie en/of events.

Locatiehouder: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die door bemiddeling van Grace Locations bereid is de aan hem / haar toebehorende locatie ter beschikking te stellen voor het overeengekomen gebruik van de locatie.

2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn de voorwaarden van toepassing op alle tussen de opdrachtgever en Grace Locations gesloten overeenkomsten.

Uitdrukkelijk worden door Grace Locations verworpen door de opdrachtgever gehanteerde (algemene) voorwaarden, voor zover afwijkend. Van bepalingen van deze algemene voorwaarden kan uitsluitend schriftelijk worden afgeweken met goedkeuring van Grace Locations.

Indien één of meerdere van de bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig blijken of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Grace Locations en de opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden om nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht zal worden genomen.

ARTIKEL 2: Samenstelling en vergoedingen

Bemiddeling: Grace Locations fungeert als bemiddelaar tussen opdrachtgever en locatiehouder. In het kader van haar dienstverlening sluit Grace Locations met de opdrachtgever en de locatiehouder een bemiddelingsovereenkomst in de zin van artikel 7:425 BW. De opdrachtgever en de locatiehouder zijn ermee bekend dat Grace Locations voor beide partijen bemiddelt. De opdrachtgever en de locatiehouder gaan ermee akkoord dat Grace Locations ’twee heren dient’ door zowel voor de opdrachtgever als voor de locatiehouder (bemiddelings)werkzaamheden uit te voeren. Grace Locations behoudt zich het recht om haar bemiddelingswerkzaamheden voor de opdrachtgever en voor de locatiehouder te beëindigen, zodra vaststaat dat de opdrachtgever en de locatiehouder tegenstrijdige belangen nastreven, die niet met elkaar te verenigen zijn en waardoor ‘het dienen van twee heren’ niet langer mogelijk is.

Agency fee: Grace Locations rekent voor haar dienstverlening een bemiddelingsfee (hierna te noemen agency fee).

Opdrachtgevers: Alle vergoedingen en toeslagen zijn excl. agency fee en excl. BTW, welke altijd worden vermeld. Bij meerdaagse producties en events zijn in de meeste gevallen de vergoedingen en toeslagen inclusief een vast bedrag agency fee en excl. BTW.
Voor commerciele fotografie en film producties van max. 1 dag is de agency fee 20% van het totaalbedrag. Voor redactionele fotografie producties is de agency fee 25% van het totaalbedrag.

Locatiehouders: Alle vergoedingen en toeslagen zijn minus agency fee, welke altijd worden vermeld en overlegd. Bij inschrijving van de locatie, worden de locatie vergoedingen en de agency fee per soort productie gecommuniceerd.

ARTIKEL 3: Algemene vergoedingen

Grace Locations stelt de vergoedingen voor het non-exclusieve gebruik voorafgaand aan de productie vast. Alle locaties zijn in vergoedingsgroepen ingedeeld. Deze vergoedingsgroepen vormen de basis voor het bepalen van de vergoedingen. Het doel van het gebruik van de locatie bepaalt mede de eindvergoeding. Het doel van het gebruik kan zijn: Fotografie:

• redactioneel
• advertorial
• commercieel
• social media

Bewegend beeld:

• televisiedrama
• bedrijfsvideo
• commercials
• speelfilm
• social media

Evenementen:

Ander gebruik

ARTIKEL 4: Bijzondere vergoedingen en schriftelijke toestemming

Schriftelijke toestemming van Grace Locations is vereist en bijzondere vergoedingen gelden voor o.a.: gebruik van het beeldmateriaal buiten Nederland, het bedingen van doeleinden waarbij geen opnamen worden gemaakt tijdens het gebruik op het internet of via enig ander verspreidingsmiddel.

ARTIKEL 5: Afwijkingen en toeslagen

1 Zonder schriftelijke toestemming van Grace Locations is het de opdrachtgever niet toegestaan om het tijdens de opnamen verkregen (beeld)materiaal te gebruiken voor enig ander doel dan vooraf schriftelijk is overeengekomen.

2 Toeslagen gelden in de navolgende gevallen:

• redactionele boeking, per boeking € 40,-.
• een culinaire productie bij gebruik van keuken.
• aanwezigheid op enig moment van meer dan 10 personen namens de opdrachtgever op de locatie.
• overuren bij fotografie na 9 uur (of bij een halve dag na 4,5 uren) en bij film/video na 10 uur (of bij een halve dag na 5 uren). Bij filmopnames voor televisieseries en films kunnen er 12-uur tarieven of 24-uurs tarieven worden gehanteerd.
• het 's nachts overblijven van goederen, sets en/of apparatuur op de locatie.
• het niet schoon achterlaten van de locatie.
• het vervaardigen van bijzonder reclamemateriaal zoals showcards, billboards, abriposters, aanplakbiljetten, posters, displays, verpakkingen of enig ander materiaal.
• het gebruik voor meer dan:
  - één doel;
  - één land;
  - één medium;
  - één onderwerp;

3 Indien een toeslag per kalendermaand of andere termijn verschuldigd is, dient de opdrachtgever de gehele daarvoor geldende toeslag te voldoen ook al wordt niet gedurende de gehele termijn van de faciliteit of het materiaal gebruik gemaakt.

4 Bij filmproducties en events kunnen voor op- en afbouw van een locatie gereduceerde vergoedingen gelden.

5

1. Voor elke vorm van afwijkend (anders dan overeengekomen) gebruik maken van het materiaal dient een schriftelijke overeenkomst te worden aangegaan.
2. De opdrachtgever heeft een meldplicht aan Grace Locations bij iedere voorgenomen wijziging van het gebruik van het materiaal welke een wijziging in de overeenkomst impliceert.
3. Bij overtreding van 5.5.1/5.5.2 verbeurt de opdrachtgever ten gunste van Grace Locations een direct opeisbare boete van 200% van het totale factuurbedrag zonder dat ingebrekestelling vereist is.
4. Naast de in 5.5.3 genoemde boete blijft de opdrachtgever jegens Grace Locations volledig schadeplichtig terzake van overtredingen van 5.5.1 en 5.5.2. Tevens is Grace Locations gerechtigd om naast de boete of schadevergoedingsverplichting, nakoming van de opdrachtgever te vorderen van het overeengekomen gebruik en/of een verbod tot het voortzetten van de opdrachtgever van het niet overeengekomen gebruik.

6

1. Indien de opdrachtgever met derden afspraken maakt omtrent het gebruik van bovenstaand genoemd(beeld)materiaal, zal de duur van dat gebruik nimmer de duur van de door de opdrachtgever met Grace Locations en de locatiehouder gesloten overeenkomst overtreffen, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Grace Locations. Tevens zal de opdrachtgever de derden informeren omtrent het overeengekomen en toegestane gebruik van de (beeld) materialen en zal de opdrachtgever bewerkstelligen dat het gebruik door de derden hiermee overeenstemt.
2. Bij overtreding van 5.6.1 verbeurt de opdrachtgever ten gunste van Grace Locations een direct opeisbare boete van 200% het totale factuurbedrag zonder dat ingebrekestelling vereist is.
3. Naast de in 5.6.2 genoemde boete blijft de opdrachtgever jegens Grace Locations volledig schadeplichtig ter zake van overtredingen van 5.6.1. Tevens is Grace Locations gerechtigd om naast de boete of schadevergoedingsverplichting, nakoming van de opdrachtgever te vorderen van het overeengekomen gebruik en/of een verbod tot het voortzetten door de opdrachtgever van het niet overeengekomen gebruik.
4. Opdrachtgever verbindt zich jegens Grace Locations op verbeurte van een boete van twee maal het totale factuurbedrag om in een met een derden te sluiten overeenkomst, als bedoeld in 5.6.1, bij wijze van kettingbeding een boeteclausule op te nemen voor het geval dat deze derden zonder toestemming van de opdrachtgever gebruik maakt/maken van het materiaal, na beëindiging van de overeenkomst met de opdrachtgever.

ARTIKEL 6: Boekingen

1. Op verzoek van de opdrachtgever gaat Grace Locations op zoek naar een locatie ten behoeven van de opdrachtgever. Grace Locations zal zich inspannen om een locatie te vinden die zoveel mogelijk overeenkomt met de wensen van de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever akkoord gaat met een door Grace Locations gevonden locatie en de locatiehouder akkoord gaat met het ter beschikking stellen van zijn onroerende zaak, zal Grace Locations de boeking van de desbetreffende locatie aan zowel de locatiehouder als de opdrachtgever schriftelijk bevestigen. In het geval van het gebruik van een door Grace Locations verstrekte boekingsbevestiging gelden de daarop vermelde vergoedingen en voorwaarden.
2. Voor fotografie kunnen locaties worden geboekt voor:
   - een dagdeel; 4,5 aaneengesloten uren, aan te vangen vóór 10:00 uur of ná 13:00 uur.
   - een hele dag; 9 aaneengesloten uren.
3. Voor het maken van bewegende beelden kunnen locaties worden geboekt voor:
   - een dagdeel, 5 aaneengesloten uren, aan te vangen vóór 09:00 uur of ná 13:00 uur
   - een hele dag, welke een duur heeft van 10 aaneengesloten uren.
4. Bij uitloop geldt een gedeelte van een uur afgerond op een kwart uur.
5. Te allen tijde behoudt de Locatiehouder de beschikkingsmacht over de locatie.

ARTIKEL 7: Annuleringen en opties

1. In geval van annulering van de locatie door de opdrachtgever van de locatie minimaal 48 uur vóór het tijdstip waarvoor is geboekt, brengt Grace Locations geen kosten in rekening.
   In geval van een latere annulering, is 75% van de overeengekomen vergoeding verschuldigd. Bij annulering 24 uur voor de locatie geboekt is, is de gehele overeengekomen vergoeding verschuldigd.
   In geval van een boeking voor meerdere dagen is de termijn waartegen uiterlijk dient te worden geannuleerd even lang als de periode waarvoor is geboekt. Indien binnen deze termijn door de opdrachtgever wordt geannuleerd, is 75% van de overeengekomen vergoeding verschuldigd, tenzij binnen een termijn van 48 uur voor de aanvang van de boeking wordt geannuleerd. In dat geval is de volledige overeengekomen vergoeding verschuldigd.
2. Indien expliciet is overeengekomen dat een boeking alleen van kracht wordt op voorwaarde dat het weer van een bepaald, van tevoren benoemd en schriftelijk vastgelegd type is (‘Mooi weer boeking’), dan is de opdrachtgever gerechtigd als gevolg van het uitblijven van dit weertype de boeking tweemaal zonder extra kosten naar een nader overeen te komen tijdstip te verplaatsen. Indien hierna nog steeds geen sprake is van het benoemde weertype, dan is de opdrachtgever de volledig overeengekomen vergoeding verschuldigd.
3. De opdrachtgever kan een optie nemen op een locatie en tijd, de optie dient te worden omgezet in een definitieve boeking minimaal 48 uur voor het tijdstip waartegen is geboekt (indien niet het geval dan is de locatiehouder/Grace Locations in de gelegenheid de optie eenzijdig te annuleren) Een optie op een locatie kan maximaal 7 dagen worden aangehouden.

ARTIKEL 8: Rechten en plichten van de Opdrachtgever

1. a. Gedurende de periode van 1 jaar het beeldmateriaal, de “stills” te gebruiken voor van te voren overeengekomen gebruiksdoeleinden, waarbij de volgende gebruiksbeperkingen gelden voor:
   - redactioneel gebruik: eenmalige redactionele kolommen van 1 titel (tijdschrift).
   - advertorial gebruik: per advertorial zijn 3 plaatsingen toegestaan in een tijdschrift in combinatie met een aanbieding van een fabrikant ten behoeve van ledenwerving of clubaanbieding. Bij gebruik voor een tijdschrift, uitgegeven voor een commerciële instelling of doel.
   - commercieel gebruik: gedurende één jaar bij gebruik in een advertentie of een brochure in beperkte oplage.
   b. gedurende één jaar voor één land het bewegende beeld- materiaal te gebruiken voor de van tevoren overeengekomen gebruiksdoeleinden. Voor televisiedrama geldt de volgende gebruiksbeperking:
   - Gebruik voor de aflevering waarvoor opgenomen is. Herhalingen van de aflevering dienen binnen 12 maanden na de opname uitgezonden te worden. Na deze periode en zonder dat hierin afspraken zijn gemaakt, wordt 75% van het totaalbedrag in rekening gebracht naar de opdrachtgever.
2. Ongeautoriseerd ander gebruik van de locatie, c.q. betreffend (beeld)materiaal betekent een inbreuk op de rechten van de Locatiehouder en Grace Locations en resulteert in een verplichting tot schadevergoeding.
   De opdrachtgever is bij wijze van minimale gebruiks- en schadevergoeding een naheffing aan Grace Locations verschuldigd over dit gebruik van 200% conform de vergoedingen zoals vermeld in deze voorwaarden, dit onverminderd het recht van Grace Locations op vergoeding van alle daadwerkelijk geleden schade, inclusief alle indirecte en gevolgschade en alle juridische kosten. De opdrachtgever vrijwaart Grace Locations uitdrukkelijk en volledig tegen aanspraken van de Locatiehouder en zal alle kosten van juridische bijstand aan haar vergoeden.
3. De opdrachtgever verplicht zich met door haar ingeschakelde derden, waaronder fotografen/filmers e.d., overeen te komen dat de (auteurs)rechten van deze derden zijn beperkt het overeengekomen doel en de omvang van het gebruik door de opdrachtgever. Met name zal de opdrachtgever ervoor zorgen dat de fotograaf/filmer zich verbindt te onthouden van enig ander gebruik waardoor de rechten van de Locatiehouder en/of derden kunnen worden aangetast. De opdrachtgever vrijwaart Grace Locations voor elke aanspraak/aansprakelijkstelling dienaangaande.
4. Grace Locations zal voor zover zij daarvan op de hoogte is, de opdrachtgever informeren over zaken die op of in de locatie aanwezig zijn waarop derden rechten (o.a. rechten van intellectuele eigendom) kunnen doen gelden. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om met deze derde afspraken te maken omtrent het gebruik van deze zaken. De opdrachtgever vrijwaart Grace Locations uitdrukkelijk en volledig tegen aanspraken van derden dienaangaande.

ARTIKEL 9: Verzekering en borg

1. De opdrachtgever verklaart een, zo nodig op te vragen, (locatie) schadeverzekering te hebben afgesloten ter dekking van eventuele schade aan de locatie.
2. Grace Locations behoudt zich het recht voor om vooraf een (aanvullende) borgstelling te verlangen.
3. Alle kosten door Grace Locations gemaakt in verband met door de opdrachtgever veroorzaakte schade aan zaken van de Locatiehouder, waaronder begrepen bureaukosten, kosten derden etc., zijn voor rekening van de opdrachtgever en dienen op eerste verzoek te worden voldaan.

ARTIKEL 10: Betalingen

1. Grace Locations zal de opdrachtgever voor het verschuldigde bedrag factureren. Het verschuldigde bedrag dient binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn bijgeschreven op de bankrekening van Grace Locations.
2. Alle kosten welke door Grace Locations worden gemaakt ter verkrijging van betaling, hetzij in, hetzij buiten rechte, waaronder begrepen eventueel gemaakte advocaatkosten, komen voor rekening van de opdrachtgever. Voornoemde buitengerechtelijke kosten bedragen tenminste 15% van het te vorderen bedrag met een minimum van € 350,-.
3. De opdrachtgever blijft aansprakelijk voor de betaling van de factuur, ook al is deze op zijn verzoek ten name van een derde gesteld. Grace Locations heeft het recht haar prestatie op te schorten, zodra en zolang de opdrachtgever nalatig is, respectievelijk blijft, aan enige opeisbare betaling betalingsverplichting te voldoen.
4. Indien de opdrachtgever niet binnen 8 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd heeft gereclameerd, wordt hij geacht met de inhoud van de ontvangen factuur volledig in te stemmen. De opdrachtgever is niet gerechtigd zijn verplichtingen op grond van eventuele reclames op te schorten.
5. De opdrachtgever is niet gerechtigd tot enige verrekening met aan Grace Locations verschuldigde vergoedingen.

ARTIKEL 11: Aansprakelijkheid en geheimhouding

1. Grace Locations is jegens de opdrachtgever behoudens opzet of grove schuld, onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk voor enige door de opdrachtgever mogelijkerwijze te lijden schade of te maken (extra) kosten ingevolge het zich voordoen van omstandigheden die het gebruik van de locatie op enigerlei wijze beperken of onmogelijk maken, danwel in het geval dat de Locatiehouder de locatie om welke reden dan ook, niet (langer) ter beschikking stelt. Indien en zover Grace Locations in rechte aansprakelijk zal worden gehouden voor enige schade in deze, zal haar aansprakelijkheid te allen tijde beperkt zijn tot het totaal aan voor de opdracht betaalde bedragen, of, indien de verzekeraar van Grace Locations de schade dekt, tot de uitgekeerde som. Grace Locations is niet aansprakelijk indien de door de opdrachtgever geboekte locatie eerder of later gebruikt is of wordt door een partij, die als concurrerend te bestempelen is. Laatstgenoemde omstandigheid ontheft de opdrachtgever niet van zijn verplichting de verschuldigde vergoeding te voldoen.
2. Bij annulering door de Locatiehouder, zal Grace Locations zich inspannen een vergelijkbare locatie voor de opdrachtgever te verzorgen. Grace Locations zal echter nimmer aansprakelijk zijn voor eventuele kosten en schade, bijvoorbeeld voortvloeiende uit de omstandigheid dat zij hierin niet slaagt of dat opdrachtgever niet akkoord gaat met de vervangende locatie.
3. Partijen verplichten zich feiten en omstandigheden van vertrouwelijke aard, die in het kader van de opdracht aan de andere partij ter kennis komen, geheim te houden, tenzij bekendmaking van wezenlijk belang is bij het voeren van een gerechtelijke procedure (hetzij als eiser hetzij als gedaagde).
4. Grace Locations is nooit aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade.
5. Indien en voor zover Grace Locations bemiddelt bij een geschil tussen opdrachtgever en locatiehouder, vloeit daar geen aansprakelijkheid van Grace Locations uit voort en kan dat niet worden opgevat als het aanvaarden van enige aansprakelijkheid door Grace Locations.
6. Opdrachtgever is jegens locatiehouder aansprakelij voor betaling van de aan locatiehouder toekomende vergoeding alsmede voor alle schade die opdrachtgever aan zaken van locatiehouder heeft toegebracht.
7. Locatiehouder is jegens opdrachtgever aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit het niet, niet tijdig of niet juist ter beschikking stellen van de locatie.
8. Grace Locations is niet aansprakelijk en kan ook niet aansprakelijk worden gesteld wanneer de opdrachtgever in faillissement raakt.

ARTIKEL 12: Geschillen en rechtskeuze

1. In geval van enige bezwaren, op - of aanmerkingen over de locatie, dient de opdrachtgever Grace Locations hiervan op de kortst mogelijke termijn op de hoogte te stellen, onder vermelding van de gemotiveerde gronden daarvan. Zonder zodanige onverwijlde kennisgeving zullen de overeengekomen werkzaamheden geacht worden naar volle tevredenheid van opdrachtgever te zijn uitgevoerd. In alle gevallen zal als uiterste termijn hiertoe dienen de termijn van 8 dagen na factuurdatum als genoemd in artikel 9 lid 5.
2. Alle geschillen, ontstaan uit een bij Grace Locations geplaatste boekingsopdracht welke niet in der minne kunnen worden opgelost, worden in eerste aanleg ter uitsluitende beoordeling voorgelegd aan de rechtbank te Amsterdam, onverlet het recht van Grace Locations om gedaagde te dagen voor de kort geding - rechter in diens/dier arrondissement
3. Op alle overeenkomsten met Grace Locations is Nederlands recht van toepassing.

ARTIKEL 13 Gebruik op het internet of via enig ander elektronisch verspreidingsmiddel

• Het is de opdrachtgever uitdrukkelijk op geen andere wijze toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van Grace Locations het beeldmateriaal te gebruiken op het internet of via enig ander elektronisch verspreidingsmiddel.
• Indien de opdrachtgever schriftelijke toestemming heeft verkregen om het beeldmateriaal te gebruiken op het internet of via enig ander elektronisch verspreidingsmiddel, dan zal daarvoor een bijzondere schriftelijk overeen te komen, vergoeding verschuldigd zijn.
• Indien de opdrachtgever schriftelijke toestemming heeft verkregen om het beeldmateriaal op het internet of enig ander elektronisch verspreidingsmateriaal te gebruiken, dan is hij gehouden het beeldmateriaal dusdanig te beveiligen dat (ongeautoriseerd)gebruik daarvan door derden, daaronder beeldmateriaal, door deze derden onmogelijk is.
• Bij overtreding van het in dit artikel bepaalde verbeurt de opdrachtgever ten gunste van Grace Locations een direct opeisbare boete van vijf maal het totale factuurbedrag zonder dat ingebrekestelling vereist is. Naast de boete blijft de opdrachtgever jegens Grace Locations volledig schadeplichtig ter zake van overtredingen van dit artikel. Tevens is Grace Locations gerechtigd om naast de boete of schadevergoedingsverplichting, nakoming van de opdrachtgever te vorderen van het overeengekomen gebruik en/of een verbod tot het voortzetten door de opdrachtgever van het niet overeengekomen gebruik.

AANVULLENDE SPECIFIEKE BEPALINGEN - locatiehouders

Wanneer de locatie is ingeschreven bij Grace Locations, bevestigt de locatiehouder akkoord te zijn met de algemene voorwaarden incl. specifieke bepalingen voor locatiehouders, zoals deze door Grace Locations zijn opgesteld en meegestuurd en tevens terug te vinden zijn op https://www.gracelocations.com/voorwaarden/.

Om verwarring en conflicten te voorkomen en opdrachtgevers een exclusief aanbod te kunnen bieden, staat de locatiehouder alleen bij Grace Locations en niet bij andere locatiebureaus ingeschreven, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Zowel de locatiehouder als Grace Locations kunnen de inschrijving op ieder moment en per direct schriftelijk beëindigen. Reeds gemaakte boekingen zullen nog conform de boekingsbevestiging worden afgehandeld.

De locatiehouder geeft akkoord voor het tonen van foto’s van zijn/haar locatie op www.gracelocations.com (zonder verdere contactgegevens) en voor eventuele andere communicatie uitingen (bijv. Social Media berichten). Wanneer een locatiehouder foto’s aanlevert, vrijwaart hij/zij Grace Locations tegen inbreuk op rechten van derden.

De locatiehouder is verantwoordelijk voor het tijdig (ten minste voorafgaand aan de boekingsbevestiging!) doorgeven van wijzigingen aan de locatie. Denk aan verbouwing, nieuwe grote meubels, nieuwe kleuren, etc. Dit om het beschikbare locatieaanbod en de bijbehorende foto’s op de website actueel en accuraat te houden. Bij het niet tijdig doorgeven van wijzingen, met als gevolg dat de locatie niet meer aan de gewenste kwaliteit en functionaliteit van de opdrachtgever voldoet, komen eventuele schade en kosten die daaruit voortvloeien voor rekening van de locatiehouder.

Deze algemene voorwaarden zijn onder nummer 69934002 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.